Cyfrowa rewolucja w księgowości staje się faktem. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie .xml) za pośrednictwem rządowej platformy. Choć terminy były wielokrotnie przesuwane, proces wdrożenia jest nieunikniony.
Czy KSeF dotyczy mojej organizacji?
Tak. Niezależnie od tego, czy prowadzicie fundację, stowarzyszenie czy spółkę z o.o. non-profit, KSeF będzie Was dotyczył w dwóch scenariuszach:
- Wystawianie faktur: Jeśli prowadzicie działalność gospodarczą lub odpłatną statutową i wystawiacie faktury (również te „zwolnione z VAT”).
- Odbieranie faktur: Nawet jeśli Wasze NGO nie wystawia faktur, to jako nabywca towarów i usług będziecie otrzymywać faktury od dostawców (np. za prąd, internet, wynajem lokalu) właśnie przez system KSeF.
Kluczowe zmiany dla PES
Każda faktura wystawiona i otrzymana przez podmiot ekonomii społecznej będzie przechodziła przez rządowy system KSeF i jest uznana za wystawioną dopiero po jej przesłaniu i przyjęciu przez KSeF.
Faktury muszą mieć ustandaryzowany format narzucony przez Ministerstwo Finansów. Co więcej, nie ma możliwości cofnięcia danej faktury – błąd można naprawić tylko fakturą korygującą.
Ponadto, numer KSeF stanie się elementem rozliczeń – będzie umożliwiał jednoznaczne powiązanie płatności z fakturą i ułatwi automatyczne księgowanie. Znikną faktury uproszczone (paragon z NIP) i z kas fiskalnych (od 2027 r.).
- Koniec z papierem i PDF-ami: Faktura przesłana mailem w PDF-ie nie będzie już uznawana za fakturę ustrukturyzowaną w obrocie B2B (business-to-business).
- Data wystawienia: Faktura będzie uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu KSeF i nadania jej numeru identyfikacyjnego przez urząd. Pamiętaj!Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.
- Archiwizacja: Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co teoretycznie eliminuje potrzebę trzymania segregatorów, ale wymaga zmiany nawyków w obiegu dokumentów.
Harmonogram wdrożenia
Obowiązki te obejmują odpowiednio:
- od 1 lutego 2026 r. – największych podatników (*obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.);
- od 1 kwietnia 2026 r. – wszystkich podatników VAT (czynnych, ale i zwolnionych);
- od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorców (sprzedaż <10 tys. zł/mies.)
Jak przygotować organizację, od czego zacząć?
Krok 1. Zgłoś pierwszą osobę uprawnioną
- wypełnij druk ZAW-FA
- podpisz (ręcznie albo elektronicznie) go zgodnie ze sposobem reprezentacji
- złóż (papierowo albo elektronicznie) do urzędu skarbowego
Krok 2. Aktywuj konto KSeF (robi to osoba uprawniona)
- po zarejestrowaniu przez US, wejdź na https://ksef.mf.gov.pl/web/otwiera się w nowej karcie
- zaloguj się
- nadaj sobie (czyli osobie uprawnionej) pełne uprawnienia do konta
- nadaj uprawnienia innym osobom
Krok 3. Sprawdź czy program księgowy i program do fakturowania ma połączenie z KSeF
Krok 4. Opracuj nowe zasady i procedury obiegu dokumentów. Za opracowanie odpowiada zarząd wraz z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie księgowości organizacji. Chodzi o to kto odbiera faktury, kto za nie płaci, kto i kiedy opisuje faktury, itd.
A od 1 lutego odbieraj faktury przez KSeF.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur dowiesz się: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004651.
W przypadku problemów, dodatkowych pytań bądź wątpliwości zapraszamy na wsparcie doradczo-szkoleniowe w ramach OWES.